Microsoft team là gì? Công dụng, cách dùng, ưu, nhược điểm

Trong thời gian dãn cách xã hội, người người nhà nhà cần ở trong nhà không di chuyển, đi lại thì hiển nhiên những công cụ làm việc online chính là chủ đề hot nhất. Ngoài cái tên Zoom vô cùng quen thuộc với mọi người ra thì công cụ tiếp theo được sử dụng nhiều nhất chính là Microsoft team. Cùng chúng tôi tìm hiểu về công dụng của Microsoft team là gì cùng cách dùng và các ưu, nhược điểm của ứng dụng này trong bài viết dưới đây.

Các tính năng, công dụng của Microsoft Team là gì?

Nội Dung Chính

Các tính năng, công dụng của Microsoft Team là gì?

Microsoft Team là một nền tảng ứng dụng dựa trên trò chuyện liên tục, hoàn chỉnh với tính năng chia sẻ tài liệu, họp trực tuyến và nhiều tính năng cực kỳ hữu ích khác cho giao tiếp kinh doanh.

Có một không gian nhóm tuyệt vời là chìa khóa để có thể đưa ra các quyết định sáng tạo và giao tiếp với nhau. Phần mềm không gian làm việc chia sẻ giúp điều này dễ dàng đạt được hơn nhiều, đặc biệt nếu một nhóm cụ thể có trụ sở tại một công ty rất lớn, có nhiều nhân viên làm việc từ xa hoặc được tạo thành từ một lượng lớn thành viên trong nhóm.

 Các tính năng của Microsoft Teams làm cho nó nổi bật so với các phần mềm cộng tác khác:

Nói một cách đơn giản, Microsoft Teams có khái niệm tương tự như phần mềm cộng tác phổ biến Slack với nhiều thông báo hơn. Ngoài ra, Microsoft Teams được bao gồm trong Microsoft365 và Office365 miễn phí. 

5 lý do bạn nên sử dụng Microsoft Team là gì

5 lý do bạn nên sử dụng Microsoft Team là gì

  1. Nó không chỉ là trò chuyện

Bạn có thể sử dụng cửa sổ trò chuyện trong nhóm để trò chuyện nhanh với đồng nghiệp của mình. Nhưng còn rất nhiều thứ nữa.

Khi bạn cần chia sẻ một tập tin thì chỉ cần đính kèm nó trong cuộc trò chuyện. Sau đó, chỉ cần gọi điện hoặc gọi video cho đồng nghiệp của bạn để thảo luận về tệp trực tiếp từ cửa sổ. Hoặc lên lịch một cuộc họp mà không cần rời khỏi cuộc trò chuyện. Việc tích hợp Trò chuyện với các sản phẩm khác của Microsoft như OneNote và Office có nghĩa là bạn không cần phải chuyển đổi giữa các ứng dụng trong suốt cuộc trò chuyện của mình. Tất cả đều ổn trong cuộc trò chuyện.

  1. Trước, trong và sau cuộc họp

Chuẩn bị mọi thứ sẵn sàng cho các cuộc họp có thể là một thách thức. Chương trình làm việc trong một email, các hành động đã thống nhất trong một email khác. Và đâu là thứ bạn phải xem lại trước cuộc gọi?

Các cuộc họp trong nhóm giúp trải nghiệm đó trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Ngay sau khi tạo cuộc họp, bạn có thể bắt đầu trò chuyện với những người tham gia về chương trình làm việc, chia sẻ các tệp mà bạn cần họ xem lại và theo dõi các ghi chú cuộc họp và những việc cần làm. Bạn thậm chí có thể kiểm tra xem những người chưa biết đó là ai đã được mời.

Sau đó, ghi âm cuộc gọi ngay lập tức có sẵn trong cùng một tab, vì vậy nếu bạn bỏ lỡ cuộc họp, bạn không cần phải tìm kiếm bản ghi âm. Nó ở ngay đó, với các ghi chú cuộc họp và các hành động đã thống nhất.

  1. Ít email hơn

Ngập chìm trong email của bạn đã trở thành dĩ vãng. Vì các cuộc trò chuyện hiện được tổ chức theo cách có cấu trúc trong nhóm của bạn, bạn không còn có tất cả các phản hồi qua email, thường được gửi dưới dạng trả lời tất cả.

  1. Cải thiện sự hợp tác và giao tiếp

Nhờ tích hợp chặt chẽ với Office 365 , bạn không cần phải chuyển đổi ứng dụng khi cần cộng tác trên tài liệu. Bạn có thể tạo tài liệu Word , Excel hoặc PowerPoint trong Teams, chia sẻ ngay lập tức với đồng nghiệp và sau đó là đồng tác giả trong nháy mắt.

Không còn gửi các phiên bản khác nhau qua email và dẫn đến nhầm lẫn phiên bản. Bạn có thể thêm nhận xét và việc cần làm cũng như trò chuyện với đồng nghiệp của mình để thảo luận về tài liệu ngay tại đó.

  1. Luôn kết nối, mọi lúc, mọi nơi

Trong khi di chuyển, chúng tôi cần giữ kết nối, có thể liên lạc và có quyền truy cập vào tất cả các tài nguyên của bạn. Với ứng dụng điện thoại Teams, bạn có quyền truy cập ngay lập tức vào tất cả các ứng dụng và tài liệu của mình. Bạn có thể dễ dàng trả lời các cuộc trò chuyện và trò chuyện, tham gia các cuộc họp bằng một cú nhấp chuột và tiếp tục cộng tác. Vì vậy, ngay cả khi đang di chuyển, bạn vẫn hoàn toàn có thể làm việc.

Ưu , nhược điểm của Microsoft Team là gì? 

Ưu điểm của Microsoft Teams

Ưu điểm của Microsoft Teams

  1. Tăng cường sự tập trung vào công việc

Nhưng người dùng Microsoft Teams cho biết họ tập trung hơn vào công việc của họ khi dùng Microsoft teams. Mặt khác, có một cuộc thảo luận qua nhóm chắc chắn loại bỏ sự phức tạp khi giao tiếp qua email qua lại. Điều đó, chắc chắn sẽ giúp bạn giữ tâm trí của mình tập chung vào nhiệm vụ chính đang làm.

Tuy nhiên, nó cũng có thể liên quan đến cách Microsoft Teams phân phối thông tin vào các kênh. Bằng cách này, tất cả các tin nhắn quan trọng không chảy qua email của một người. Thay vào đó, nó được tổ chức thành các kênh khác nhau. Điều này hợp lý hóa sự tập trung của nhân viên và giữ cho thông tin có tổ chức. Mỗi kênh có thể chứa các cuộc trò chuyện, cuộc họp và tài liệu liên quan đến chủ đề của kênh đó.

Tuy nhiên, sự tập trung tăng lên cũng có thể là do các nhóm có giao diện chuyên nghiệp hơn. Tất nhiên, các thành viên trong nhóm vẫn có thể làm phong phú thêm thông tin liên lạc bằng ảnh gif, biểu tượng cảm xúc, liên kết và bản xem trước liên kết. Tuy nhiên, chức năng của Teams có thể khiến người dùng ít bị theo dõi bởi các tin nhắn ngẫu nhiên, có thể là email hoặc khác.

  1. Tăng năng suất nhóm

Khó có thể định lượng được sự gia tăng năng suất mà một nhóm có thể trải qua khi chuyển sang phần mềm mới. Tuy nhiên, có một vị trí cho mọi thứ chắc chắn có lợi ích của nó. Không còn lãng phí thời gian dành cho việc tìm kiếm tài liệu hoặc thông tin. Trên thực tế, thế hệ công nhân hiện nay mong muốn có mọi thứ trong tầm tay khi họ cần.

Do đó, với một giao diện duy nhất để quản lý tất cả các thông tin liên lạc của bạn, có thể thấy năng suất của nhóm tăng lên. Tất cả các ứng dụng được nhóm của bạn sử dụng hàng ngày cũng có thể được thêm vào nhóm. Các tích hợp mới đang có sẵn hàng tuần, nếu không phải hàng ngày.

Tất nhiên, tất cả các công cụ được cung cấp trong bộ Office 365 đều tích hợp hoàn hảo với Microsoft Teams, nhưng cũng có các nhà phát triển khác tạo ra các công cụ để biến giao diện Teams của bạn thành công cụ cộng tác nhóm tối ưu.

Chỉ cần lấy Công cụ theo dõi kỳ nghỉ cho Microsoft Teams làm ví dụ. Công cụ theo dõi nghỉ phép của doanh nghiệp tích hợp liền mạch với Microsoft Teams để giúp nhân viên trong doanh nghiệp thành thạo việc quản lý nghỉ phép ngay tại nơi làm việc. Người dùng có thể:

  1. Dễ dàng triển khai

Nếu lo lắng lớn nhất của bạn là nhóm của bạn có thể mất một lúc để thích nghi với công cụ thì đừng lo lắng. Trong danh sách những ưu và nhược điểm của Microsoft Teams, việc triển khai chắc chắn là điêu tuyệt vời và “chuyên nghiệp” nhất.

Giống như hầu hết các công cụ khác của Microsoft, phần mềm này siêu thân thiện với người dùng. Hơn nữa, nó hoàn toàn dựa trên đám mây nên sức mạnh xử lý là rất lớn. Quyền lực này luôn nằm trong tầm tay bạn. Các thành viên trong nhóm của bạn sẽ có thể truy cập thông tin từ mọi nơi và trên mọi thiết bị.

Ưu điểm của Microsoft Teams trong dạy học

Ưu điểm của Microsoft Teams trong dạy học

  1. Microsoft Teams: tiết kiệm thời gian và đơn giản hóa công việc hậu cần hàng ngày, giúp giáo viên có thể tự do cống hiến cho học sinh của mình.
  2. Đồng bộ hóa dữ liệu trường học: Tự động điền các lớp học có chương trình làm việc của học sinh được kết nối với hệ thống thông tin của trường.
  3. OneNote: Được tích hợp vào mỗi lớp học, cho phép giáo viên tổ chức các bài học tương tác và cung cấp phương pháp học được cá nhân hóa ngay từ các nhóm.
  4. Ứng dụng tích hợp vào trải nghiệm lớp học: Giáo viên có thể nhanh chóng truy cập các ứng dụng Office 365 mà họ đã sử dụng – như Word, Excel, PowerPoint và Planner – và tùy chỉnh lớp học của họ bằng các ứng dụng giáo dục.
  5. Quản lý bài tập từ đầu đến cuối: Ứng dụng cho phép giáo viên di chuyển nhanh chóng và dễ dàng từ việc tạo và phân phối đến chấm điểm và phản hồi.

Microsoft Teams là một trung tâm kỹ thuật số mang các cuộc trò chuyện, nội dung và ứng dụng lại với nhau ở một nơi. Nó được xây dựng trên Office 365, có nghĩa là trường học của bạn có thể được hưởng lợi từ việc tích hợp với các ứng dụng và dịch vụ Office quen thuộc. Nó có thể được và tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu của bất kỳ trường học nào.

Các tính năng tập trung vào giáo dục dành cho nhóm – như tạo, phân phối và chấm điểm các câu đố hoặc thu thập tất cả các bài tập về điểm ở một nơi – đảm bảo rằng sinh viên, giáo viên và nhân viên có thể tận dụng tối đa ứng dụng.

Nhược điểm của Microsoft Teams

Nhược điểm của Microsoft Teams

  1. Cấu trúc tệp khó hiểu

Như đã đề cập ở trên, nhân viên thời hiện đại (chủ yếu là Thế hệ Z và Millennials) không quen với việc chờ đợi. Họ không thể bận tâm khi biết nơi lưu trữ một tập tin. Do đó, hệ thống nộp đơn trực tuyến cần phải dễ dàng tìm kiếm. Mặc dù bạn có thể tìm kiếm tệp trong Microsoft Teams nhưng cách tệp được lưu trữ trong ứng dụng này có thể gây nhầm lẫn. 

Hơn nữa, các liên kết từ cuộc trò chuyện nhóm tới tệp có thể bị hỏng khi các tệp trong thư mục gốc này được di chuyển và sắp xếp. Đó là một vấn đề thiết kế phức tạp đòi hỏi một giải pháp sáng tạo. Nó cũng có thể chỉ yêu cầu chúng ta quên việc sắp xếp các tệp một cách hoàn hảo thành các danh mục và do đó thay đổi cách chúng ta tổ chức hệ thống lưu trữ nội bộ của mình.

  1. Trải nghiệm họp trực tuyến khác nhau

Khi nói về ưu và nhược điểm của Microsoft Teams, chúng ta không thể không so sánh nó với Slack. Slack là công cụ hợp tác nhóm từ xa đầu tiên và họ cũng đã hoàn thiện tính năng gọi nhóm trước các đối thủ khác.

Vậy nên khi nói đến trải nghiệm họp trực tuyến, nó kém trực quan hơn một chút so với các cuộc gọi nhóm trên Slack. Điều này có thể cản trở việc áp dụng với một số người dùng. Tuy nhiên, Microsoft đã và đang làm việc để đưa chức năng họp của Skype for Business vào Nhóm. Với sự tích hợp này, tính năng gọi điện hy vọng sẽ trở nên trực quan hơn cho người dùng. Tuy nhiên, Teams cung cấp các khả năng tuyệt vời khác cho các cuộc họp trực tuyến, chẳng hạn như ghi chú trong OneNote trong cuộc gọi nhóm.

  1. Tính linh hoạt hạn chế 

Mỗi khi bạn tạo một nhóm mới trên nền tảng bạn bắt đầu một cấu trúc mới từ đầu. Thật không may là Microsoft teams không cung cấp nhiều chức năng để bạn có thể linh hoạt trong việc tái tạo cấu trúc. 

Ví dụ: bạn không thể di chuyển kênh hoặc tái tạo một nhóm. Khi bạn cần sao chép một nhóm, bạn cần phải làm như vậy theo cách thủ công. Điều này có thể cảm thấy hơi phản tác dụng hoặc giống như lãng phí thời gian. Sau đó, mặc dù lợi ích chính của Teams là nó đơn giản hóa việc chia sẻ thông tin, nhưng việc thay đổi cài đặt quyền đôi khi rất khó. Đó là một lý do khác khiến Microsoft Teams có thể thiếu tính linh hoạt đối với một số kiểu người dùng nhất định.

Tóm lại, tất cả mọi người trong một nhóm đều có quyền truy cập đầy đủ vào tất cả các kênh và tất cả các tệp trong nhóm đó. Nếu bạn chỉ muốn giữ một số quyền nhất định cho cấp quản lý, bạn không thể làm điều đó trên Teams, ít nhất là không phải trong thời điểm hiện tại.

Cuối cùng, nhân viên không thích bị thúc ép sử dụng một công cụ mới, trừ khi họ hiểu được lợi ích. Microsoft Teams vẫn đang phát triển và cải thiện dịch vụ của mình. Do đó, điều quan trọng và khôn ngoan là phải cân nhắc tất cả những ưu và nhược điểm của Microsoft Teams trước khi chuyển giao.

Microsoft Team đăng nhập

Microsoft Team đăng nhập

Để đăng nhập và sử dụng Microsoft Teams và sử dụng ứng dụng này các bạn cần làm theo các bước sau: 

Bước 1: Đăng ký bằng tài khoản Microsoft

Nếu bạn đang cố gắng đăng nhập vào Teams lần đầu tiên, trước tiên bạn sẽ phải đăng ký. Vì hầu hết mọi người sẽ có tài khoản Microsoft (tài khoản này được yêu cầu cho nhiều dịch vụ của công ty), chỉ cần mở ứng dụng Teams của bạn và nhập địa chỉ email được liên kết với tài khoản đó. Sau đó, nhập mật khẩu của bạn (bạn có thể cần tạo mật khẩu này nếu bạn chưa làm như vậy) và chọn “Đăng nhập lại”.

Bước 2: Đăng ký mà không cần tài khoản Microsoft

Nếu chưa có tài khoản Microsoft, bạn vẫn có thể đăng ký Teams. Để làm như vậy, hãy mở ứng dụng nhóm, chọn “Đăng ký miễn phí” và chọn một trong hai tùy chọn tài khoản – Cá nhân hoặc Doanh nghiệp. Sau đó, chỉ cần làm theo hướng dẫn trên màn hình để hoàn tất quá trình đăng ký. Xin lưu ý rằng việc đăng ký Teams cho mục đích cá nhân hoặc doanh nghiệp nhỏ khác với việc sử dụng tài khoản cơ quan hoặc trường học của bạn – cả hai tài khoản này thường do quản trị viên thiết lập. 

Bước 3: Đăng nhập vào nhóm

Sau khi bạn hoàn thành quy trình đăng ký, đã đến lúc đăng nhập vào Nhóm. Mở chương trình, bằng cách tìm phần mềm đã tải xuống, có sẵn trên PC Windows và Mac, cũng như thiết bị di động hoặc bằng cách điều hướng đến ứng dụng khách web Teams. Mở nhóm và nhập tên người dùng và mật khẩu bạn đã tạo khi đăng ký ban đầu. 

Bước 4: Các lộ trình khác nhau để đăng nhập

Như đã đề cập ở trên, các nhóm có thể được truy cập bằng một số phương pháp khác nhau, mỗi phương pháp sẽ thay đổi một chút quy trình đăng nhập. Ví dụ: đối với người dùng Windows 10, hãy nhấp vào menu Bắt đầu, tìm nhóm và tải chương trình lên. Nếu bạn sử dụng Windows 11, menu Bắt đầu không hoàn toàn giống với các phiên bản trước của hệ điều hành, nhưng bạn vẫn có thể định vị nhóm trên màn hình của mình hoặc thông qua thanh Tìm kiếm. Trong khi đó, người dùng Mac có thể tìm thấy nhóm trong thư mục Ứng dụng.

Nếu bạn muốn đăng nhập vào Teams bằng trình duyệt web, quá trình này khá tương tự. Chỉ cần điều hướng đến https://teams.microsoft.com/(mở trong tab mới)và nhập thông tin đăng nhập của bạn. Phiên bản web của Teams sẽ hoạt động trên tất cả các trình duyệt hiện đại. Và cuối cùng, nếu bạn sử dụng Teams trên thiết bị di động của mình, bạn cần mở ứng dụng (giả sử nó đã được cài đặt) và nhập lại email và mật khẩu của bạn. Điều này sẽ hoạt động cho iPhone, iPad và các thiết bị Android. 

Bước 5: Đăng nhập với tư cách là người dùng khác

Nếu bạn đã nhận được lời mời từ người khác tham gia cuộc gọi nhóm, bạn sẽ không nhất thiết phải đăng nhập vào nhóm. Để tham gia cuộc họp với tư cách là người dùng khách, quy trình đăng nhập sẽ khác đáng kể. Nhấp vào liên kết lời mời – trong lịch cá nhân của bạn hoặc trong email bạn đã được gửi – và nhóm sẽ tải lên trong trình duyệt web của bạn. 

Sau đó, bạn sẽ được yêu cầu đặt tên của mình. Bạn có thể gọi cho mình bất cứ thứ gì bạn thích ở đây nhưng hãy cố gắng cân nhắc mức độ chính thức của cuộc gọi. Tên của bạn có thể phù hợp và sẽ cho phép những người tham gia khác trong cuộc gọi dễ dàng nhận ra bạn khi bạn đang nói. Cũng tại thời điểm này, bạn sẽ thấy bản xem trước video và đầu ra âm thanh của mình, vì vậy hãy thoải mái tìm hiểu điều này ngay bây giờ để đảm bảo mọi thứ đều rõ ràng. Sau đó nhấp vào “Tham gia ngay bây giờ” và cuộc họp sẽ bắt đầu. 

Bước 6: Khắc phục sự cố đăng nhập

Trong trường hợp không chắc bạn gặp phải thông báo lỗi khi cố gắng đăng nhập vào nhóm, có một số bản sửa lỗi mà bạn nên thử. Một số vấn đề phổ biến được liệt kê ở đây.

“0xCAA20003 – Bạn đã gặp phải sự cố ủy quyền.” Nếu bạn gặp phải thông báo này, hãy kiểm tra xem ngày và giờ của bạn có được định cấu hình chính xác hay không. Nếu không, nó sẽ ảnh hưởng đến khả năng kết nối của bạn với các trang web và nền tảng nhất định.

“0xCAA82EE2 – Yêu cầu đã hết thời gian chờ.” có thể có nghĩa là bạn đang gặp sự cố với kết nối internet của mình.

Ngoài ra còn có “0xCAA90018 – Bạn không sử dụng đúng thông tin đăng nhập.” Kiểm tra lại tên người dùng và mật khẩu của bạn nếu bạn nhận được thông báo lỗi này. 

Một ý tưởng hay khác có thể giúp giải quyết mọi vấn đề đăng nhập mà bạn đang gặp phải là xóa bộ nhớ cache cục bộ Microsoft Teams của bạn. Trên Windows, bạn có thể đạt được điều này bằng cách mở menu Bắt đầu, nhập “chạy” vào hộp tìm kiếm rồi nhập “% appdata%\ Microsoft”. Sau đó, bạn sẽ được giới thiệu với Windows Explorer. Xóa thư mục nhóm và khởi chạy lại ứng dụng và bộ nhớ cache của bạn bây giờ sẽ bị xóa. 

Bước 7: Đăng xuất

Hầu hết người dùng Teams sẽ chỉ kết thúc cuộc gọi của họ và có lẽ là đóng ứng dụng. Tuy nhiên, nếu bạn đang sử dụng thiết bị dùng chung hoặc đơn giản là muốn đăng xuất khỏi chương trình vì lý do bảo mật, thì hãy bắt đầu bằng cách nhấp vào ảnh hồ sơ của bạn. Khi nó cho biết “Tài khoản và tổ chức”, hãy chọn tài khoản cá nhân hoặc tài khoản doanh nghiệp nhỏ của bạn, nhấp vào “Cài đặt” và nhấn vào “Đăng xuất”. Nếu bạn muốn chuyển sang tài khoản khác, hãy làm theo quy trình tương tự nhưng trong “Tài khoản và tổ chức”, chỉ cần chọn tài khoản bạn muốn chuyển sang. 

Trên đây là tổng hợp những thông tin cơ bản về ứng dụng họp, học trực tuyến Microsoft Team. Hy vọng rằng thông qua bài viết này các bạn sẽ hiểu Microsoft team là gì cùng cách sử dụng, công năng và các ưu, nhược điểm của ứng dụng.

Xem thêm: Tư liệu hiện vật là gì? Giới thiệu các loại tư liệu hiện vật

Thắc mắc -